Zo krijg je een barcode voor je product

Barcodenummer of afbeelding: wat je echt nodig hebt

“Een barcode krijgen” betekent twee verschillende dingen:

• Het barcodenummer (GTIN): een uniek nummer dat op naam van je bedrijf staat. Voor producten die in winkels of op marktplaatsen worden verkocht, komt het van GS1.
• De barcodeafbeelding: de streepjes die het nummer op je verpakking weergeven. Zodra je het nummer hebt, kun je de afbeelding gratis zelf maken met een barcodegenerator.

Voor de detailhandel regel je dus eerst de nummers en maak je daarna de afbeeldingen. Voor alleen intern gebruik kun je GS1 overslaan en meteen barcodes maken met je eigen nummers.

Wat er in een productbarcode zit

De streepjescode op een product bevat een nummer dat GTIN (Global Trade Item Number) heet: meestal 13 cijfers (EAN-13) of in Noord-Amerika 12 cijfers (UPC-A). De eerste cijfers zijn een bedrijfsprefix dat aan een bedrijf is toegekend; de rest identificeert het product; het laatste cijfer is een controlecijfer.

Bedrijfsprefixen worden wereldwijd beheerd door GS1, een non-profitorganisatie met een kantoor in de meeste landen (GS1 Nederland, GS1 Belgium & Luxembourg enzovoort). Zo blijft een nummer uniek in elke winkel ter wereld.

Heb je GS1-nummers nodig?

• Ja als je verkoopt via winkelketens, supermarkten, drogisterijen of marktplaatsen zoals Amazon of Bol. Die verwachten nummers die op naam van je bedrijf staan.
• Nee, als de barcodes alleen binnen je eigen bedrijf worden gebruikt: voorraad, schappen, apparatuur, documenten, het eigen kassasysteem van een kleine winkel. Gebruik je eigen nummers (bijvoorbeeld met Code 128). EAN-nummers die beginnen met 20–29 zijn gereserveerd voor intern gebruik in de winkel en botsen nooit met producten in de handel; hoe ze gebruikt worden, bepaalt de GS1-organisatie in je land.

Zo krijg je GS1-nummers, stap voor stap

1. Neem contact op met het GS1-kantoor in je land en vraag een lidmaatschap aan. De kosten hangen meestal af van je omzet en hoeveel nummers je nodig hebt.
2. Ontvang je bedrijfsprefix, waarmee je een blok nummers krijgt (bijvoorbeeld voor 10, 100 of 1.000 producten).
3. Geef elke productvariant een eigen nummer en houd een lijst bij welk nummer bij welk product hoort. Gebruik een nummer nooit opnieuw voor een ander product.
4. Registreer de productgegevens (naam, merk, formaat, afbeelding) in het systeem van GS1 als je afnemers daarom vragen.
5. Maak de barcodeafbeeldingen. Vul de 12 cijfers in bij de EAN-13-generator (of 11 bij de UPC-generator); het controlecijfer wordt automatisch toegevoegd. Download als SVG voor je verpakkingsontwerper. Heel kleine verpakkingen kunnen van GS1 een EAN-8 krijgen, en omdozen een ITF-14.
6. Druk een test af op het uiteindelijke formaat en scan hem met een telefoonapp en, als het kan, met een winkelscanner.

Wat GS1-nummers kosten

Elke nationale GS1-organisatie bepaalt haar eigen prijzen, dus er is geen wereldwijde prijs. In het algemeen:

• De meeste rekenen aansluitkosten en/of een jaarlijkse bijdrage, meestal op basis van de omzet van je bedrijf of het aantal nummers dat je nodig hebt.
• De nummers blijven aan jou in licentie zolang je de jaarlijkse bijdrage betaalt. Producten die al op de markt zijn, houden hun nummer.
• GS1 US verkoopt ook een losse GTIN zonder jaarlijkse verlengingskosten, wat past bij een bedrijf met één of een paar producten.

Controleer de actuele prijzen op de website van je GS1-organisatie voordat je je aanmeldt; de contactpagina van GS1 toont de organisatie voor elk land. De barcodeafbeeldingen zelf kosten niets: die kun je hier maken.

Barcodes in Nederland, het VK, de VS en andere landen

• Nederland: de nummers worden uitgegeven door GS1 Nederland. Aanbod, prijzen en voorwaarden vind je op de website van GS1 Nederland.
• VK: word online lid van GS1 UK, kies het lidmaatschapsniveau dat bij je omzet past en maak na betaling je nummers aan in de online tool van GS1 UK.
• VS: GS1 US biedt een losse GTIN of een bedrijfsprefix voor meerdere producten. Amerikaanse winkels drukken meestal de 12-cijferige versie UPC-A af.
• Andere landen: vraag de nummers aan bij de GS1-organisatie in het land waar je bedrijf is ingeschreven; de contactpagina van GS1 noemt ze allemaal. Heeft je land geen eigen organisatie, dan verwijst GS1 je naar de organisatie die jouw land bedient.

Eén GS1-nummer werkt wereldwijd: je hebt geen aparte barcode nodig voor elk land waar je verkoopt. Nieuwe nummers heb je alleen nodig voor nieuwe producten of varianten.

Barcodes voor levensmiddelen en dranken

Levensmiddelen en dranken gebruiken dezelfde GS1-EAN-13- of UPC-A-nummers als andere producten, dus de bovenstaande stappen gelden ook hiervoor. Let bij voedingsmiddelen vooral op het volgende:

• Eén nummer per variant en verpakkingsgrootte: een pot van 250 g en een van 500 g, of een nieuwe smaak, hebben elk een eigen nummer nodig.
• Productgegevens: supermarkten vragen leveranciers naast de barcode vaak om productinformatie zoals gewicht, ingrediënten en allergenen, soms via een gegevensdienst van GS1. Vraag elke winkel wat die nodig heeft.
• Producten die per gewicht worden verkocht, zoals kaas of vlees dat in de winkel wordt verpakt, hebben vaak een eigen interne barcode van de winkel met gewicht of prijs. Die maakt de winkel, niet jij.
• Een barcode vervangt de etikettering niet: houdbaarheidsdatum, ingrediënten en andere voedseletikettering blijven als tekst op de verpakking staan.
• Blikken en flessen: op sterk gebogen verpakkingen raadt GS1 aan de barcode te draaien zodat de streepjes horizontaal liggen (“ladder”-richting), zodat de code niet om de bocht heen loopt.

De barcode op de verpakking afdrukken

• Houd hem tussen 80% en 200% van het standaardformaat (ongeveer 37 × 26 mm bij 100%), met witruimte aan beide kanten.
• Zwarte streepjes op een witte achtergrond zijn het veiligst. Rode streepjes zijn voor veel scanners onzichtbaar.
• Vermijd naden, vouwen en sterk gebogen oppervlakken.

Veel producten tegelijk? Maak alle barcodes uit een spreadsheet met de generator voor meerdere codes (zet de type-kolom op ean13).

Veel nummers tegelijk aanvullen of controleren? Gebruik de controlecijfercalculator.